Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào giấy tờ, văn bản bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Tuy nhiên, không phải giấy tờ, văn bản nào cũng được chứng thực.

Cụ thể, theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, 06 loại giấy tờ, văn bản sau đây không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính gồm:

(1) Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

(2) Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

(3) Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

(4) Bản chính có nội dung thuộc một trong các trường hợp sau:

- Nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội;

- Nội dung tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

- Nội dung xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam;

- Nội dung xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức;

- Nội dung vi phạm quyền công dân.

(5) Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định, cụ thể:

Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

(6) Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.