Cá nhân khi có nhu cầu có thể yêu cầu cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, tài liệu theo quy định. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào yêu cầu này cũng được chấp nhận thực hiện.

Cụ thể, theo Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015, 04 trường hợp sau đây cá nhân sẽ bị từ chối yêu cầu chứng thực chữ ký:

(1) Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

(2) Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.

(3) Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có một trong các nội dung sau:

- Nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội;

- Tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

- Xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam;

- Xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức;

- Vi phạm quyền công dân.

(4) Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp chứng thực giấy tờ, văn bản sau:

Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

Lưu ý:

Quy định về các trường hợp không được chứng thực chữ ký nêu trên cũng được áp dụng trong trường hợp chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực chữ ký không ký được và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, điểm chỉ được.